NB! Coming soon: The new edited version of bylaws, approved by the General Assembly
1. The name of the Association shall be Euroopan kamarimusiikkipedagoginen yhdistys ry in Finnish, Europeiska Kammarmusikpedagogiska Föreningen rf in Swedish, and its registered office shall be in Helsinki, Finland.
In international contexts, the Association shall use the unofficial English name European Chamber Music Teachers Association (ECMTA). The working language of the Association shall be English. The by-laws of the Association shall be available in Finnish and English, but only the Finnish version shall be legally binding.
2. The purpose of the Association shall be to promote chamber music activities and training in Europe. For this purpose, the Association shall, on a non-profit basis: organise various events related to chamber music, such as concerts, courses, training events and conferences; publish pedagogical materials; and, as circumstances allow, collaborate with music education institutions and decision-makers in the field. The Association shall submit proposals and initiatives to improve the status of chamber music activities.
3. The Association may accept as Members both private individuals (Individual Members) and music education institutions or similar national organisations that are corporate bodies, domiciled or operating in Europe and providing training in the field, the latter hereinafter referred to in these By-Laws as Corporate Members. The Association may further accept as Members chamber ensembles with 2 to 5 members which are corporate bodies and which demonstrably engage in teaching activities; these are hereinafter referred to in these By-Laws as Chamber Ensemble Members.
At meetings of the Association, the voting rights of a Corporate Member or Chamber Ensemble Member shall be exercised by a representative appointed by that organisation.
A private individual or corporate body wishing to support the purpose and operations of the Association may be accepted as a Contributing Member.
4. At general meetings of the Association, each Individual Member shall have one (1) vote, each Chamber Ensemble Member shall have two (2) votes and each Corporate Member shall have three (3) votes. The representative of a Corporate or Chamber Ensemble Member may not assign their right of representation to any other party. Contributing Members shall have the right to attend and speak at general meetings.
5. Private, Corporate, Chamber Ensemble and Contributing Members shall be charged an annual membership fee determined by the Board for each Member group. Any Member who has defaulted on payment of the membership fee in any previous financial year shall be barred from voting at general meetings of the Association until all fees in arrears have been paid in full.
6. A Member wishing to resign from the Association shall notify the Board or its Chairman in writing or announce the resignation at a general meeting of the Association, to be entered in the minutes. The resigning Member shall be released from the membership and related responsibilities towards the Association at the end of the financial year during which the notification or announcement of resignation has been made.
7. A Member who has defaulted on payment of the membership fee for one month beyond the due date may be considered by a decision of the Board to have resigned from the Association. A Member thus removed from membership may rejoin the Association by paying the fees in arrears and the current fee, subject to approval by the Board. If a Member has by his/her actions within or outside the Association caused significant harm to the Association, or no longer fulfils the criteria for membership required by law or in the By-Laws of the Association, such a Member may be expelled from the Association on a motion by the Board carried at a general meeting of the Association by a majority of at least 2/3 of votes cast.
8. The operating period of the Association shall be the period between two Annual General Meetings.
9. The day-to-day business of the Association shall be managed by the Chairman of the Board, elected at an Ordinary General Meeting for a term of three years at a time, and a Board comprising three to seven (3–7) ordinary members and two (2) deputy members.
The Board may consult experts or appoint committees at its discretion.
10. The Board shall be convened by the Chairman, or in his/her absence by the Vice-Chairman, as required and shall be quorate if at least half of the members are present. The invitation to a Board meeting shall be conveyed to Board members one (1) month before the meeting. At meetings of the Board, matters shall be resolved by simple majority, the Chairman having the casting vote.
11. Meetings of the Board shall be minuted, and the minutes shall be signed by the chairman and secretary of the meeting and inspected by two (2) scrutinisers of minutes appointed at the meeting.
12. The Association shall have one (1) Auditor and one (1) Deputy Auditor. The term of office of the auditors shall be the period between two Annual General Meetings.
13. The Chairman and Vice-Chairman of the Board shall sign for the Association each severally.
14. The duties of the Board shall be:
– to organise itself immediately after election by selecting a Vice-Chairman from amongst its members and a Secretary and Treasurer from amongst its members or from outside,
– to convene general meetings of the Association and to prepare the agenda for them,
– to manage execution of decisions made at general meetings of the Association,
– to accept new Members,
– to keep a roster of Members,
– to manage the finances and assets of the Association and to ensure that books are kept and financial statements prepared,
– to decide on the selling, exchanging and pledging of the Association’s property,
– to represent the Association against any third party or against any Member of the Association,
– to draw up a periodical report at the end of its operating period for approval by the Ordinary General Meeting,
– to take any action required for advancing the purpose of the Association.
15. The Ordinary General Meeting of the Association, where the officers of the Association are elected, shall be held every third year by the end of April.
At the Ordinary General Meeting, the agenda shall comprise the following:
– presenting the periodical reports, accounts and auditors’ reports for the previous operating period and confirming the annual accounts,
– granting discharge from liability to the Board or adopting any other measures warranted by the administration of the Association during the operating period and the report thereof,
– electing a Chairman of the Board and three to seven (3–7) ordinary members and two (2) deputy members to the Board for the next operating period,
– electing an Auditor and a Deputy Auditor to review the accounts and activities of the operating period,
– any other business presented by the Board or submitted by members of the Association.
16. The general meetings of the Association shall be minuted. The chairman of the meeting shall sign the minutes, which shall be inspected by two (2) scrutinisers of minutes elected at the meeting. At general meetings of the Association, each qualified Individual Member shall have one (1) vote, each Chamber Ensemble Member shall have two (2) votes and each Corporate Member shall have three (3) votes.
Votes taken shall be by open ballot unless a closed ballot is requested. Votes shall be resolved by simple majority except when deciding on the matters specified in sections 7 and 22. In case of a tie, the chairman shall have the casting vote in a case of an open ballot; in case of a closed ballot or an election, a tie shall be resolved by drawing lots.
An extraordinary meeting of the Association shall be convened if at least one tenth (1/10) of the voting Members of the Association consider it necessary and submit a written proposal to that effect to the Board. The Board shall notify Members and representatives of Members of a general meeting at least six (6) weeks beforehand by letter or e-mail, using addresses they have given. The invitation to the general meeting shall list the agenda. In order to exercise their voting rights at the general meeting, Members shall register for the meeting beforehand by the date mentioned in the invitation to the general meeting, which may be no earlier than four weeks from the date of the invitation.
17. The financial year of the Association shall be from 1 January to 31 December. The accounts and other documentation on the administration of the Association shall be submitted to the Auditor at least six (6) weeks before the Ordinary General Meeting of the Association for the purpose referred to in section 18.
18. The Auditor shall submit to the Board a report addressed to the Ordinary General Meeting of the Association concerning the annual audits of the accounts and administration of the Association, at least two weeks before the Ordinary General Meeting.
19. Any revenue from membership fees and donations shall be used to fulfil the purpose of the Association. The Board shall be jointly responsible for the management of the funds of the Association.
20. Motions concerning amendments or additions to the By-Laws or the dissolution of the Association shall be carried if upheld by a majority of at least 3/4 of votes cast at a general meeting and at a second general meeting held no earlier than two (2) months from the previous. If the Association is dissolved, its funds shall be used towards promoting chamber music training in Europe, as decided at the Association’s last general meeting.
21. In all other respects, the provisions of the current Finnish Associations Act shall apply.
Finnish version
1. Yhdistyksen nimi on suomeksi Euroopan kamarimusiikkipedagoginen yhdistys ry, ruotsiksi Europeiska Kammarmusikpedagogiska Föreningen rf, ja sen kotipaikka on Helsinki.
Kansainvälisissä yhteyksissä yhdistys käyttää epävirallista englanninkielistä nimeä European Chamber Music Teachers Association (ECMTA). Yhdistyksen työkieli on englanti. Yhdistyksen säännöt ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi, mutta vain suomenkielinen versio on oikeudellisesti sitova.
2. Yhdistyksen tarkoituksena on edistää kamarimusiikkitoimintaa ja -koulutusta Euroopassa. Tätä tarkoitusta varten yhdistyksen tulee voittoa tavoittelematta: järjestää erilaisia kamarimusiikkiin liittyviä tapahtumia, kuten konsertteja, kursseja, koulutustilaisuuksia ja konferensseja; julkaista pedagogista materiaalia; ja olosuhteiden salliessa tehdä yhteistyötä musiikkikasvatuslaitosten ja alan päättäjien kanssa. Yhdistys tekee ehdotuksia ja aloitteita kamarimusiikkitoiminnan aseman parantamiseksi.
3. Yhdistys voi hyväksyä jäsenikseen sekä yksityishenkilöitä (yksityisjäsenet) että musiikkioppilaitoksia tai vastaavia kansallisia organisaatioita, jotka ovat oikeushenkilöitä, joiden kotipaikka on Euroopassa tai jotka toimivat siellä ja jotka tarjoavat alan koulutusta; jälkimmäisiä kutsutaan näissä säännöissä jäljempänä oikeushenkilöjäseniksi. Lisäksi yhdistys voi hyväksyä jäsenikseen 2-5-jäsenisiä kamariyhtyeitä, jotka ovat oikeushenkilöitä ja jotka todistettavasti harjoittavat opetustoimintaa; näitä kutsutaan näissä säännöissä jäljempänä kamariyhtyeen jäseniksi.
Yhdistyksen kokouksissa yritysjäsenen tai kamariyhtyeen jäsenen äänioikeutta käyttää kyseisen organisaation nimeämä edustaja.
Yksityishenkilö tai yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa, voidaan hyväksyä kannatusjäseneksi.
4. Yhdistyksen yleiskokouksissa kullakin yksityisjäsenellä on yksi (1) ääni, kullakin kamariyhtyeen jäsenellä on kaksi (2) ääntä ja kullakin yritysjäsenellä on kolme (3) ääntä. Yritysjäsenen tai kamarikokoonpanon jäsenen edustaja ei voi siirtää edustusoikeuttaan kenellekään muulle osapuolelle. Maksavilla jäsenillä on läsnäolo- ja puheoikeus yhtiökokouksissa.
5. Yksityisjäseniltä, yritysjäseniltä, kamarikokoonpanon jäseniltä ja kannatusjäseniltä peritään hallituksen kullekin jäsenryhmälle määrittelemä vuotuinen jäsenmaksu. Jäsen, joka on laiminlyönyt jäsenmaksun maksamisen jonakin edellisenä tilikautena, ei saa äänestää yhdistyksen yleiskokouksissa, ennen kuin kaikki erääntyneet maksut on maksettu kokonaisuudessaan.
6. Jäsenen, joka haluaa erota yhdistyksestä, on ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoitettava eroamisestaan yhdistyksen yleiskokouksessa, joka merkitään pöytäkirjaan. Eroava jäsen vapautuu jäsenyydestä ja siihen liittyvistä velvollisuuksista yhdistystä kohtaan sen tilikauden päättyessä, jonka aikana ilmoitus tai ilmoitus eroamisesta on tehty.
7. Jäsen, joka on laiminlyönyt jäsenmaksun maksamisen yhden kuukauden ajan eräpäivän jälkeen, voidaan hallituksen päätöksellä katsoa eronneeksi yhdistyksestä. Näin eronnut jäsen voi hallituksen suostumuksella liittyä uudelleen yhdistyksen jäseneksi maksamalla erääntyneen jäsenmaksun ja juoksevan jäsenmaksun. Jos jäsen on toiminnallaan yhdistyksessä tai sen ulkopuolella aiheuttanut merkittävää haittaa yhdistykselle tai ei enää täytä laissa tai yhdistyksen säännöissä edellytettyjä jäsenyysehtoja, hänet voidaan erottaa yhdistyksestä hallituksen esityksestä, joka hyväksytään yhdistyksen kokouksessa vähintään 2/3 enemmistöllä annetuista äänistä.
8. Yhdistyksen toimintakausi on kahden vuosikokouksen välinen aika.
9. Yhdistyksen juoksevia asioita hoitavat hallituksen puheenjohtaja, joka valitaan varsinaisessa yhtiökokouksessa kolmeksi vuodeksi kerrallaan, ja hallitus, johon kuuluu kolmesta seitsemään (3-7) varsinaista jäsentä ja kaksi (2) varajäsentä.
Hallitus voi harkintansa mukaan kuulla asiantuntijoita tai nimittää valiokuntia.
10. Hallituksen kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen poissa ollessaan varapuheenjohtaja tarpeen mukaan, ja se on päätösvaltainen, jos vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Kutsu hallituksen kokoukseen toimitetaan hallituksen jäsenille yksi (1) kuukausi ennen kokousta. Hallintoneuvoston kokouksissa asiat ratkaistaan yksinkertaisella enemmistöllä, ja puheenjohtajan ääni ratkaisee.
11. Hallituksen kokouksista laaditaan pöytäkirja, jonka kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat ja jonka kaksi (2) kokouksessa nimettyä pöytäkirjantarkastajaa tarkastaa.
12. Yhdistyksellä on yksi (1) tilintarkastaja ja yksi (1) varatilintarkastaja. Tilintarkastajien toimikausi on kahden varsinaisen yhtiökokouksen välinen aika.
13. Hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja allekirjoittavat kumpikin erikseen yhdistyksen puolesta.
14. Hallituksen tehtävänä on:
– järjestäytyä heti valinnan jälkeen valitsemalla keskuudestaan varapuheenjohtaja sekä keskuudestaan tai ulkopuolelta sihteeri ja rahastonhoitaja,
– kutsua koolle yhdistyksen yleiset kokoukset ja laatia niiden esityslista,
– huolehtia yhdistyksen kokouksissa tehtyjen päätösten täytäntöönpanosta,
– hyväksyä uusia jäseniä,
– pitää jäsenluetteloa,
– hoitaa yhdistyksen taloutta ja varoja sekä huolehtia kirjanpidosta ja tilinpäätöksen laatimisesta,
– päättää yhdistyksen omaisuuden myynnistä, vaihdosta ja panttauksesta,
– edustaa yhdistystä kolmansia osapuolia tai yhdistyksen jäseniä vastaan,
– laatia toimintakertomuksen toimintakautensa päättyessä varsinaisen yhtiökokouksen hyväksyttäväksi,
– ryhtyä kaikkiin tarvittaviin toimiin yhdistyksen tarkoituksen edistämiseksi.
15. Yhdistyksen varsinainen kokous, jossa valitaan yhdistyksen toimihenkilöt, pidetään joka kolmas vuosi huhtikuun loppuun mennessä.
Varsinaisen yhtiökokouksen esityslistan tulee sisältää seuraavat asiat:
– edellisen toimintakauden toimintakertomusten, tilien ja tilintarkastuskertomusten esittäminen sekä tilinpäätöksen vahvistaminen,
– vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle tai muiden toimenpiteiden toteuttaminen, joita yhdistyksen hallinto toimintakauden aikana edellyttää, sekä kertomus niistä,
– hallituksen puheenjohtajan ja kolmesta seitsemään (3-7) varsinaista jäsentä ja kaksi (2) varajäsentä valitseminen hallitukseen seuraavaksi toimintakaudeksi,
– valitaan tilintarkastaja ja varatilintarkastaja tarkastamaan toimintakauden tilejä ja toimintaa,
– muut hallituksen esittämät tai yhdistyksen jäsenten esittämät asiat.
16. Yhdistyksen kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa. Kokouksen puheenjohtaja allekirjoittaa pöytäkirjan, jonka kaksi (2) kokouksessa valittua pöytäkirjantarkastajaa tarkastaa. Yhdistyksen yleiskokouksessa kullakin pätevällä henkilöjäsenellä on yksi (1) ääni, kullakin kamariyhtyeen jäsenellä on kaksi (2) ääntä ja kullakin yritysjäsenellä on kolme (3) ääntä.
Äänestys toimitetaan avoimena äänestyksenä, ellei suljettua äänestystä pyydetä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella enemmistöllä, paitsi päätettäessä 7 ja 22 kohdassa mainituista asioista. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee avoimessa äänestyksessä; suljetussa äänestyksessä tai vaaleissa äänten mennessä tasan ratkaisee arpa.
Yhdistyksen ylimääräinen kokous on kutsuttava koolle, jos vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä katsoo sen tarpeelliseksi ja tekee hallitukselle kirjallisen esityksen asiasta. Hallituksen on ilmoitettava jäsenille ja jäsenten edustajille yhtiökokouksesta vähintään kuusi (6) viikkoa ennen kokousta kirjeitse tai sähköpostitse jäsenten ilmoittamia osoitteita käyttäen. Yleiskokouskutsussa on mainittava esityslista. Käyttääkseen äänioikeuttaan yhtiökokouksessa jäsenten on ilmoittauduttava kokoukseen etukäteen yhtiökokouskutsussa mainittuun päivämäärään mennessä, joka voi olla aikaisintaan neljä viikkoa kokouskutsun päivämäärästä.
17. Yhdistyksen tilikausi on 1. tammikuuta – 31. joulukuuta. 18. Yhdistyksen tilit ja muut yhdistyksen hallintoa koskevat asiakirjat on toimitettava tilintarkastajalle vähintään kuusi (6) viikkoa ennen yhdistyksen varsinaista yhtiökokousta 18 §:ssä mainittua tarkoitusta varten.
18. Tilintarkastajan on annettava hallitukselle yhdistyksen varsinaiselle yhtiökokoukselle osoitettu kertomus yhdistyksen tilien ja hallinnon vuotuisesta tarkastuksesta vähintään kaksi viikkoa ennen varsinaista yhtiökokousta.
19. Jäsenmaksuista ja lahjoituksista saatavat tulot on käytettävä yhdistyksen tarkoituksen toteuttamiseen. Hallitus vastaa yhdessä yhdistyksen varojen hoidosta.
20. Esitykset, jotka koskevat sääntöjen muuttamista tai täydentämistä tai yhdistyksen purkamista, hyväksytään, jos niitä kannattaa vähintään 3/4 enemmistö annetuista äänistä yleiskokouksessa ja toisessa yleiskokouksessa, joka pidetään aikaisintaan kahden (2) kuukauden kuluttua edellisestä kokouksesta. Jos yhdistys purkautuu, sen varat käytetään kamarimusiikin koulutuksen edistämiseen Euroopassa yhdistyksen viimeisen yleiskokouksen päätöksen mukaisesti.
21. Muilta osin noudatetaan voimassa olevan Suomen yhdistyslain säännöksiä.